Propuesta de modificatoria al Decreto 149 para fomentar el uso de firma electrónica
En qué consiste
En aportar con observaciones y comentarios sobre la propuesta modificatoria a los temas relacionados con firma electrónica que se encuentran en la Disposición General Quinta del Decreto Nro. 149 de 20 de noviembre de 2013, mediante el cual se dispuso “LA IMPLEMENTACIÓN DEL GOBIERNO ELECTRÓNICO EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRAL, INSTITUCIONAL Y QUE DEPENDE DE LA FUNCIÓN EJECUTIVA”, donde se señala:
Los usuarios de INFODIGITAL , así como las autoridades del nivel jerárquico superior deberán utilizar obligatoriamente la firma electrónica, de no hacerlo deberán ser sancionados conforme a la Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento General. La Administración Pública promoverá el uso de las firmas electrónicas por parte de las personas naturales y jurídicas.
De igual manera, esta disposición será de aplicación obligatoria para los servidores públicos que despachen en promedio cinco documentos diarios o más. El promedio de la documentación por servidor realizará la unidad administrativa de la institución a cargo de la gestión documental considerando el mes inmediato anterior
Los aporte registrado en la plataforma podrán ser valorados por todos para destacar los temas más importantes, Al finalizar el proceso estos serán analizados e integrados en la versión final de la propuesta modificatoria del Decreto Nro 149.
Información adicional
Decreto Nro. 149 de 20 de noviembre de 2013 enlace: https://bit.ly/2MRR1zr
Comentarios para la versión
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Comentarios (9)
Respecto a la Disposición Transitoria Quinta, sería relevante que la Contraloría General del Estado esté de acuerdo con que los documentos con firma electrónica "DIGITALIZADOS" son respaldos válidos, y que no exija que todo tenga un archivo físico. Para el ahorro de papel y consumo de toners se supone que es ésta propuesta.
Estimada Tatiana, según la disposición general tercera de la LEY PARA LA OPTIMIZACION Y EFICIENCIA DE TRAMITES ADMINISTRATIVOS dispone: "La Contraloría General del Estado no podrá exigir que las entidades sujetas a su control cuenten con archivos físicos cuando la entidad tenga respaldo digital, electrónico o desmaterializado de los documentos o información que genera, constante en una sola unidad o en varias unidades de la entidad. Para efectos del ejercicio de control de la Contraloría, el archivo digital, electrónico o desmaterializado, tendrá el mismo valor jurídico que los archivos físicos, sin perjuicio de que se encuentre en una sola unidad o en varias de la entidad respectiva." En este sentido ya existiría la normativa para que la contraloría acepte documentos digitales. Además existe mas normtiva, que se la puede consultar en: https://www.firmadigital.gob.ec/normativa/
Considero que se debe garantizar la validez de los documentos que tengan firma electrónica, para que puedan ser archivados y que tengan las misma valides en el trascurso del tiempo, esto evitaría el uso de documentos físicos y optimizaría los espacios físicos donde son almacenados, siempre y cuando se garantice la seguridad de la información.
Debemos ir pensando en que los certificados digitales con los que se firman los documentos tienen una validez de 2 años en términos generales, me refiero a certificados de usuario final, por lo que se debe incorporar mecanismos que garanticen la validez en el tiempo de los documentos firmados electrónicamente con certificados que hayan caducado o que los mecanismos con los que fueron firmados a dia de hoy puedan ser vulnerables, para ello el mismo uso de firma electrónica prevee la extensión del tiempo de validez de dicha firma con servicios como la incorporación de formatos de firma de larga duración, donde además de la firma se use sello de tiempo, esto debería ser previsto pades LTV o XML XL
En base a la Disposición transitoria Quinta.- Se debe incorporar nuevos mecanismos que garanticen la validez de los documentos firmados electrónicamente ya que pueden ser vulberables o caducarse el docmeto emitido. Se debe implementar un archivo digitalizado de todos los documentos y tener acceso a una plataforma virtual.
Sería bueno que en este instructivo este el proceso de la certificación electrónica, justamente para la entrega a los órganos de control
Estoy de acuerdo con lo mencionado,
En varias instituciones siguen manejando archivos físicos de documentos con firma electrónica, los mismos que se pueden manejar de manera digital, si sería necesario que se cree una plataforma virtual para cada institución, con el fin de que se guarden los documentos electrónicos, pero eso sí tomando en cuenta los tiempos de validez de los mismos.
Este es parte de un comunicado que nos remitieron desde matriz por ello los documentos que son electrónicos una vez impreso debemos hacer firmar.
Texto del comunicado "A su vez, el Banco Central en su página web, sección "Preguntas Frecuentes" indica: "Un documento electrónico una vez impreso pierde validez legal, su validez radica en la integridad y autenticidad del documento electrónico."
Por ello considero que se debe dejar claro si en ambos casos son válidos me refiero si impresos ese documento electrónico y con firma electrónica es válido o solo en el sistema electrónico confirma electrónica es válidos.
Ya que por ejemplo en la parte administrativa financiera es necesario que los documentos sean impresos con el fin de llevar un expediente del proceso, conforme al debido proceso, cumpliendo las normas de control. Entonces en este caso de ser pertinente seria que la Contraloría General del Estado esté de acuerdo o se busque otros mecanismos para efectuar los tiempos de control
Un documento que tienen firma electrónica al momento de imprimir pierde validez, solo es válido en el sistema.
Se esta trabajando conjuntamente con la Contraloría para dar cumplimiento acerca la documentación electrónica.