Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (5)
Aquí sería importante aclarar si el documento desmaterializado es válido o no, porque con la frase "no reemplaza al documento original" se da a entender que no es válido.
Se deberia aclarar este parrafo ya que la Ley de Comercio Electrónico, manifiesta lo siguiente en su artículo 7: "(...) Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones previstas en estaLey, se podrán desmaterializar los documentos que por ley deban ser instrumentadosfísicamente.
Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas electrónicas
correspondientes debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadassegún lo dispuesto en el artículo 29 de la presente ley, y deberán ser conservadosconforme a lo establecido en el artículo siguiente.
Se sugiere revisar el concepto, ya que el mismo difiere de lo que señala el artículo 7 de la Ley de Comercio Electrónico en su parte pertinente "Por acuerdo de las partes y cumpliendo con todas las obligaciones previstas en esta ley, se podrán desmaterializar los documentos que por ley deban ser instrumentados físicamente.
Los documentos desmaterializados deberán contener las firmas electrónicas correspondientes debidamente certificadas ante una de las entidades autorizadas según lo dispuesto en el artículo 29 de la presente ley, y deberán ser conservados conforme a lo establecido en el artículo siguiente."
Se solicita que sea más claro indicando que documento queda como original, el físico o el escaneado/digitalizado?.
Respecto a la desmaterialización de los documentos físicos, se debería aclarar un poco más, si los documentos escaneados o digitalizados pueden ser considerados como originales, contemplando que los documentos pertenecen al respectivo expediente en físico.