DIÁLOGO 2.0

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Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos

En qué consiste

La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.

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"En el cuadro general de clasificación documental se deben definir e identificar los procesos, por ende, series y subseries documentales en las que es posible se generen documentos electrónicos y físicos (expedientes híbridos)."
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"Única: Las entidades del sector público que dispongan de cuadro de clasificación documental y tabla de plazos de conservación documental validados por la Dirección de Archivo de la Administración Pública deberán implementar este instructivo en el plazo de 60 días."
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"Documento desmaterializado: Corresponde a documentos que fueron transformados de físico a escaneado o digitalizado que no remplaza al documento original."
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"Se prohíbe la producción de documentos con firmas mixtas (autógrafas y electrónicas), estos no pueden probar su autenticidad por sí solos. Asimismo, se evitará la impresión física de documentos electrónicos."
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"Se recomienda que la herramienta informática que se utilice para la administración y custodia de los archivos híbridos debe ser la mismas en los archivos de gestión y central."
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"se asegurarán de que las herramientas informáticas que gestionen documentos electrónicos cuenten con todas las medidas de seguridad necesarias para el resguardo de la información, así también que se configuren y generen los metadatos conforme lo definido."
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"Se prohíbe la producción de documentos con firmas mixtas (autógrafas y electrónicas), estos no pueden probar su autenticidad por sí solos. Asimismo, se evitará la impresión física de documentos electrónicos."
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"Además, para la conformación de los expedientes híbridos estos documentos deberán ser descargados y almacenados en la herramienta informática que utilice la entidad, respetando la conformación determinada en el Cuadro de Clasificación Documental."
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"Documento materializado: Corresponde a documentos que fueron transformados de digital o electrónico a físico que constituye una copia simple."
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"Índice Electrónico. Elemento que contiene la descripción detallada de los documentos que conforman el expediente, en todos los soportes y formatos, y en su orden de producción."
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