En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (6)
A este respecto, considero que se debe proporcionar un nuevo formato para incorporar la información, que seguro es diferente a la que actualmente consta en la Regla Técnica Nacional.
De acuerdo al art. 28, numeral 4, literal e) de la Regla Técnica, el origen de la documentación puede ser físico, electrónico y/o digital.
Que se incluya en las serie y subseries documentales códigos y no solo texto, para la ubicación del documento sea más sencilla.
Se debe indicar en que columna del Cuadro se debe establecer lo indicado como puede se en Origen.
Recomendación en redacción.
En el cuadro general de clasificación documental se definirán e identificarán los procesos, por ende, se reconocerán las series y subseries documentales en las que es posible se generen documentos electrónicos y físicos (expedientes híbridos).
Al respecto del Cuadro General de Clasificación Documental, se debe definir. En el formato en la columna de origen de la documentación se detalla que puede ser física/digital/electrónica.