Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (4)
Al respecto no existe ninguna norma que aclare este tema, pues muchos servidores públicos y usuarios piensan que existen los "documentos híbridos", es decir, con firmas autógrafas y electrónicas. En tal virtud, este punto debe ser un argumento imprescindible y fundamental no solo en este instructivo sino a ser tomado el una Ley o Norma superior.
Me parece correcta la inclusión de este enunciado puesto que en ninguna norma se toma en consideración este punto que genera confusiones al momento de certificar documentación
Muy importante la incorporación de este punto en el instructivo, puesto que el entorno en que se a estado trabajando en los últimos meses a ocasionado la generación de mucha documentación con firmas de este tipo, que traerá de seguro problemas en la validación de la documentación por entes de control interno y externo. Y mas que decir que se evitará la impresión de estos documentos, seria recalcar que al imprimir no tienen validez, porque los servidores siguen negándose a la idea de que la documentación electrónica solo se valida en entornos digitales
En algunas unidades administrativas, la generación de expedientes es hibrida o electrónica, y para procesos de control interna, y auditorías, no es operativo mantener documentación en distintos formatos, por lo cual es necesario la impresión de la documentación con firma electrónica, es necesario considerar este particular que se da especialmente procesos de pagos en la Dirección Financiera., y en función a esto establecer una política especifica.