En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (7)
Esta sentencia, sin duda, alude a la necesidad primordial de tener un sistema de gestión documental (herramienta informática) previo a la ejecución del instructivo del manejo de expedientes híbridos; por lo cual, es imprescindible el desarrollo de la misma.
Con respecto a esta frase y a lo indicado por el compañero debo indicar que en la actualidad tenemos un sistema de gestión documental quipux que en mi opinión debería de potenciarse, fortalecerse desarrollarse conforme al presente Instructivo
Muy de acuerdo con tu aporte. En otro comentario, en efecto, manifesté que se debe partir del quipux como simple tramitador para arribar a un sistema de gestión documental, donde se tenga una estructura de acuerdo al estatuto orgánico por procesos de la entidad pública, donde se manejen expedientes de acuerdo al cuadro de clasificación documental y se hagan los proceso de baja de acuerdo a la tabla de plazos de conservación que se podría incorporar en el mismo sistema.
Como comente anteriormente, para la digitalización de la documentación creo sería mejor que este Sistema o software, sea unificado para que la ciudadanía pueda acceder a la información y/o que la búsqueda de esta información publica sea más accesible y presidencia como ente regulador facilite el mismo.
Se mantiene la definición o tratamiento de un expediente híbrido como si fuera conformado unicamente por documentación digital o electrónica.
Sabemos que es una recomendación, pero para el caso de instituciones que usan Quipux esto sería factible solo si todos los documentos de ese sistema se descargan y arman expedientes…ese es el fin de este párrafo?
Sobre la custodia de los archivos híbridos, se necesita conocer quién deberá tener la atribución del custodio de estos documentos y como es el procedimiento de las transferencias de los documentos híbridos.