Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (7)
Previo a esta implementación, se debe considerar que las entidades del sector público tengan a mano las herramientas informáticas que para el efecto deban usarse, tal como se ha manifestado en líneas anteriores del presente instructivo.
Se debe conciderar que muchas entidades públicas no van disponer de las herramientas informaticas una vez que se implemente este lineamiento, por lo que creo que se considerar ese particular y por tal razón incrementar el tiempo tanto para implementar el instructivo como para adquirir herramientas informaticas.
Como se ha manifestado en comentarios anteriores el instrumento tiene un direccionamiento a que un expediente híbrido es un expediente electrónico o digital y estos deberán ser custodiados y administrados en un sistema tecnológico o en carpetas compartidas, por tal motivo se genera una expectativa de no aplicación al presente instrumento porque la mayoría de instituciones no cuentan con un sistema tecnológico de gestión documental y archivo.
Por otro lado los instructivos son de aplicación inmediata, una vez que estos hayan sido aprobados y socializados.
De la misma forma me salta una inquietud de que pasaría con las instituciones que no cuentan con las herramientas metodológicas, que instrumento utilizan para la administración de sus expedientes híbridos?
Considerar aumentar el tiempo, debido a que hay instituciones que se encuentran en procesos de reestructura y que pasa si en el transcurso de este tiempo se aprueba una nueva estructura lo que conlleva un proceso de actualización de Herramientas Metodológicas.
Adicionalmente, si la institución en este lapso que se propone no le aprueban la nueva estructura pero a inicios del 2022 si se le aprueba, se dará un nuevo plazo?
Como se ha indicado a Presidencia. Se debería Validar esta información (título del apartado y contenido del mismo) y reemplazarlo/modificarlo, pues se están tomando palabras de otro instrumento legal en un instructivo.
Un documento de este tipo no debe contener una disposición o tiempo plazo.
Se debería considerar que las instituciones cuenten con el Sistema de Gestión Documental, previo a la implementación de este instructivo, y qué podría ocurrir que por la falta de financiamiento las instituciones no cuenten con esta Herramienta, por lo que se debería analizar esta Disposición.
Para implementar la disposición transitoria se debería realizar el análisis de gestión documental, si todas las instituciones del estado inmersa en el presente proyecto, tienen el plan de gestión documental, además de financiamiento para implementar las herramientas tecnológicas para cumplir con los indicado en el proyecto del presente Instructivo