Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (3)
Aquí se indica que se descargan los documentos de Quipux para el caso de expedientes híbridos, dando a entender que para los tramites que se realizan por completo no se requiere dicha descarga, en este punto se debe considerar que los documentos solo son accesibles por 5 años por parte de las instituciones públicas y luego pasan a la administración del MINTEL por lo tanto se sugiere que deben descargarse todos los documentos dependiendo de los plazos de conservación.
Utilizar el nombre completo: “Sistema de Gestión Documental Quipux” y de preferencia reemplazar la palabra “tramite” por "asunto" o "tema" siempre que se hable de Quipux.
Para su análisis: Incluir que deben utilizar la funcionalidad disponible en Quipux para el efecto (documentos asociados, como antecedente y consecuente según corresponda)
Se sugiere que se incluya que, la información generada en el Sistema Quipux, también en el caso que tengan anexos sean subidos y si no constan en el Cuadro General, los documentos no sea necesario descargarlos.