Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (2)
Se entendería que se debe tener 2 expedientes, uno híbrido y el otro físico, esto se contrapone con lo establecido en el Art. 31 que habla de la duplicidad de información.
como se debe proceder?
Como se conoce la foliación de documentos electrónicos se realiza a través del índice del expediente, en el caso de expedientes híbridos tanto la parte física como la electrónica deben estar completas y reflejar la misma secuencia y el mismo número de folios, es así que al considerar anverso y reverso de un folio físico obviamente alteraría la foliación del expediente por lo que se sugiere considerar 1 folio documento físico = 1 página de documento electrónico.