Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (6)
Super importante este punto debe ser más socializado a los usuarios
e) Certificación Electrónica de Documentos Desmaterializados: Para la certificaciónn electronica, se debe comprobar la originalidad del documento físico que se va a desmaterializar de acuerdo a lo que establece el Artículo 5 del Reglamento a la Ley de Comercio Electrónico Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, es decir, debe haber una petición de las partes que intervengan aceptando la desmaterialización del documento y declarando que el documento original y el desmaterializado son idénticos.
En la parte final de gestión sugiero agregar estos dos puntos.
d) Información original y copias certificadas.- La certificación mediante materialización debe ser del documento electrónico original, los mensajes de datos y los documentos materializados, deberán ser certificados ante un Notario, autoridad competente o por la persona autorizada a través del mecanismo o procedimiento autorizado, garantizando que la esencia del documento no varíe producto de su transformación.
Los documentos materializados se considerarán, para todos los efectos, copia idéntica del documento electrónico a partir del cual se generaron y deberán contener adicionalmente la indicación de que son materializados o copia física de un documento electrónico. Se emplearán y tendrán los mismos efectos de copias certificadas por autoridad competente.
Para la materialización de un documento electrónico, la autoridad competente seguirá el mismo procediiento determinado en la Ley Notarial.
indica se evitará mas no que no no valido, se debe aclarar en que casos es posible su impresión física.
Debería aclarase la diferencia entre autentificar y validez legal, debemos tomar en cuenta que en la Ley no existe esa diferenciación y es por ello hacen caso omiso al tema de la impresión de documentos electrónicos; así como la aplicación de firmas mixtas.
Cuándo estaría permitido la impresión física de documentos electrónicos, ya que estos no tendrían validez legal?