Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (2)
Este tema no ahí duda, pero en ciertos entidades les piden a los usuarios externos físico de estos documentos, no se debería fomentar la información a toda entidad pública como IESS, centros de mediación entre otros, y la problemática puesto que dentro del Sistema Quipux, se observa que una misma persona se puede encontrar varias veces creada y otras sin toda la información completa por lo tanto no les llega la documentación digital...
Si el Quipux es un sistema de gestión documental, que mantiene el hilo del trámite y un documento quipux puede ser un habilitante en varios procesos de distintas unidades bastaría con descargarse el quipux, y de ser necesario los habilitantes, pues al descargarse los habilitantes en varias unidades se generaría la duplicidad de documentos.