Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (1)
Al detallar los anexos en el inventario documental, según lo descrito, debe registrarse primero los habilitantes y despues el documento sustantivo, ejemplo: Un Acuerdo Ministerial tiene como para del expediente, el memorando de remisión del proyecto de Acuerdo Ministerial (documento sustantivo), anexo a este documento, esta el informe técnico y un memorando de criterio juridico (habilitantes) y pueden existir informe técnicos relacionados con fechas anteriores. En el inventario debe ir primero los habilitantes y después el sustantivo o cual sería la forma correcta de registrar y diferenciar los documentos sustantivos y habilitantes en el inventario documental.