En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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Comentarios (4)
Estoy de acuerdo, se trata de expedientes híbridos.
En el segundo párrafo se establece que se exceptúan aquellas instituciones públicas que dispongan de sistemas para la administración y custodia de los expedientes con documentos electrónicos y digitales. En este sentido recomiendo que el presente instructivo al tratarse de la conformación y administración de expedientes híbridos, sea de aplicación obligatoria para todas las instituciones del estado considerando que un expediente híbrido esta conformado en parte por documentos en soporte papel, por lo tanto el contar con un sistema tecnológico no garantiza que se administre de forma correcta dichos expedientes, ya que un sistema esta enfocado en la administración de expedientes 100% electrónicos o digitales más no expedientes híbridos.
Recomiendo que se tome en cuenta en el instructivo, documentos híbridos calificados en la Tabla de plazos de retención como permanetes.
En el caso de no contar con un sistema de Gestión documental, tengo que aplicar el presente instructivo?