Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos
En qué consiste
La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.
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FISICOS
Tomando en cuenta que el instrumento hace referencia al uso de sistemas de gestión documental como un software institucional y al uso de carpetas compartidas y considerando que una de las problemáticas comunes dentro del sector público es la falta de espacio en los servidores institucionales y los documentos electrónicos y digitales son custodiados en dichas plataformas, se recomienda que se incluya el concepto de servidor institucional “Equipo tecnológico físico o digital que brinda un servicio de almacenamiento de información enfocado a brindar un respaldo documentado de la gestión institucional realizada (otro concepto salvo mejor criterio)”. Adicional se recomienda que más adelante se incluya un párrafo que trate esta problemática.