DIÁLOGO 2.0

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Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos

En qué consiste

La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.

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actualizada el 29 sep 2021
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Ejemplo: 001Solicitud de certificación OF. NO. BNF-DI-2021-0888-O_15.05.2021 De esta manera, los documentos almacenados en una herramienta informática podrán ser localizados para consulta por parte de los funcionarios autorizados y habilitados para el efecto, utilizando para este propósito alguna de las palabras claves que fueron incluidas en la estructura del nombre del documento.

Comentarios (1)


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  • Diego Urquizo
    Diego Urquizo  •  Autor  •  20/10/2021 12:18:58

    Se recomienda que el nombre no sea extenso por las siguientes razones:
    - Mejor visualización y localización del documento dentro de las carpetas virtuales.
    - Precautelar la accesibilidad de la información desde los servidores institucionales
    - Disminución de la posibilidad de daño del documento.

    Por otro lado debemos considerar que la fecha del documento y su asunto podrán ser verificados o utilizados como metadatos de localización a través de los inventarios documentales.

    Se recomienda que sea 001_Número de documento

    Sin respuestas