Consulta pública para la co-creación del Instructivo para el Almacenamiento y Certificación de Documentos Firmados Electrónicamente
En qué consiste
Este espacio virtual tiene por objeto recopilar opiniones y propuestas de diferentes actores de la sociedad, con el objeto de enriquecer contenidos respecto a la aplicación, uso y ventajas del instructivo para el almacenamiento y certificación de documentos firmados electrónicamente
En la sección comentarios de este espacio, se encuentra el texto borrador del instructivo. Los ciudadanos pueden comentar y calificar en línea sobre secciones del documento, para lo cual se requiere previamente registrarse en la plataforma.
El producto de esta consulta pública será analizado e incluido (de ser el caso), en la versión final del Instructivo para el almacenamiento y certificación de documentos firmados electrónicamente.
Información adicional
La Consulta Pública para el Instructivo para el almacenamiento y Certificación de Documentos Firmados Electrónicamente, constituye parte de las acciones necesarias para dar cumplimiento al Decreto Ejecutivo 981 de 28 de enero de 2020 publicado en el Registro Oficial Suplemento 143 de 14 de febrero de 2020, concerniente a la Implementación de Gobierno Electrónico en la Función Ejecutiva, en cuya Disposición Transitoria Segunda establece que: “La Secretaría General de la Presidencia a través de la Dirección de Archivo de la Administración Pública en coordinación con el ente rector de gobierno electrónico, emitirá en el plazo máximo de sesenta (60) días, el instructivo para el almacenamiento y certificación de documentos firmados electrónicamente”.
Para la construcción de la propuesta de texto del Instructivo para el almacenamiento y Certificación de Documentos Firmados Electrónicamente se conformó mesas de dialogo con representantes de varias instituciones del país. Como resultado de dichas mesas se cuenta con el presente documento, no obstante, con la finalidad de garantizar una gestión documental eficiente, eficaz y transparente, se considera indispensable efectuar la Consulta Pública a través de este portal.
Documentación adicional
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INSTRUCTIVO PARA EL ALMACENAMIENTO Y CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS FIRMADOS ELECTRÓNICAMENTE
Dirección de Archivo de la Administración Pública 2020
CONTENIDO
GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS 4
3.1 TÉRMINOS Y DEFINICIONES 4
3.2 ABREVIATURAS 7
LINEAMIENTOS GENERALES 7
CONTENIDO TÉCNICO DEL DOCUMENTO 8
1. PROPÓSITO
Estandarizar los lineamientos para archivar la documentación electrónica, que permitan mantener un archivo actualizado y ordenado de acuerdo a las necesidades instituciones.
2. ALCANCE
El presente documento es de aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones de la Función Ejecutiva
3. NORMATIVA RELACIONADA
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
a. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Archivo público. - Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Cuadro General de Clasificación Documental. - Es la herramienta básica para la gestión documental y archivo. Constituye la representación de la organización de un fondo documental que aporta los datos esenciales de su estructura por secciones, subsecciones, series y subseries. Refleja los expedientes que generan las entidades en el ejercicio de sus funciones, atribuciones, responsabilidades, productos y servicios.
Custodia. - Responsabilidad jurídica que implica el control y la adecuada conservación de los fondos por parte de una institución archivística, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.
Difusión. - Función archivística fundamental de promover y garantizar la utilización de los fondos documentales de los archivos y hacer partícipe a la ciudadanía del papel que desempeñan los archivos.
Digitalización. - Conversión digital de documentos originales en soporte papel, con el objeto de incrementar el acceso a la información, reducir la manipulación y uso de materiales originales, frágiles o utilizados intensivamente.
Documento digital. - Es el documento producto de una captura mediante equipos de digitalización.
Documento de archivo. - Es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal, contable y técnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias.
Documento electrónico. - Es la información que una entidad pública genera electrónicamente de un aplicativo o software especializado.
Eliminación. - Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio o constitutivo o extintivo de derechos y que no hayan desarrollado ni se prevea que vayan a desarrollar valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.
Escisión. - Separación o división de una entidad en dos o más partes para crear una nueva.
Expediente. - Conjunto de documentos pertenecientes a una persona, asunto o negocio. Testimonios escritos, reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario o por la misma Entidad, con ordenamiento cronológico, construcción lógica en la que tienen explicación las distintas actuaciones, pues se puede seguir su nacimiento, producción y efectos.
Expurgo documental. - Es el proceso técnico que permite seleccionar, valorar y eliminar aquellos documentos de archivo que habiendo perdidos sus otros valores no tienen valor histórico; se deberá retirar todos los elementos perjudiciales para el soporte que contenga la información.
Foja. - Hace referencia a una hoja.
Folio testigo. - Es una hoja que aporta o suspende el ciclo del folio donde debe registrar el motivo de la suspensión del folio si se sustrajo parte del archivo.
Fondo documental. - Conjunto de documentos de toda naturaleza, formato y soporte, acumulados y producidos por una entidad, en el ejercicio de sus actividades y funciones.
Fusión. - Unión de dos o más entidades públicas diferentes formando una sola.
Humedad relativa. - Cantidad de vapor de agua contenida en el aire.
Metadato. - Son los datos que permiten describir el contenido, el contexto y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo (Norma ISO 15489-1).
Microorganismo. - Nombre genérico que designa los seres solamente visibles al microscopio, como bacterias, mohos, etc.
Ordenamiento. - Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o alfabéticas.
Página. - Cada lado de una hoja.
Patrimonio documental. - Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Prevención. - Medidas y acciones dispuestas con anticipación que buscan evitar riesgos en torno a amenazas y vulnerabilidades.
Registro. - Acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos.
Riesgo. - Probabilidad de ocurrencia de un evento adverso con consecuencias económicas, sociales o ambientales en un sitio particular y en un tiempo de exposición determinado.
Soporte documental. - Medios materiales en los cuales se contiene la información y puede ser: papel, digital, electromagnético, audio, video, etc.
Supresión. - Eliminación o desaparición de una Entidad.
Tabla de Plazos de Conservación Documental. - Es un cuadro descriptivo que establecerá para cada serie documental los plazos de conservación de acuerdo a sus valores documentales y determinará el destino final de la documentación.
Tipología documental. - Características determinadas por el análisis interno y externo de los documentos y de la información que contienen.
Unidad productora. - Es la unidad administrativa u operativa que produce, recibe y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.
Valor primario. - Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora se subdividen en valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.
Valor secundario. - También denominado histórico o permanente y se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo y sirve como fuente para la investigación histórica y la acción cultural
b. ABREVIATURAS
5. LINEAMIENTOS GENERALES
a.Todo documento electrónico y digital de archivo producido en cualquier época y soporte diferente al papel, recibirá la aplicación de la misma metodología técnica de los documentos impresos.
b) Las características que deben cumplir todo documento electrónico y digital es ser; omniaccesible, interactivo y recuperable.
c) El sistema básico de archivo debe contemplar la parametrización de metadatos y búsqueda oportuna del documento.
d) Los metadatos mínimos que debe contar un documento son:
[Ver tabla en el documento adjunto]
6. CONTENIDO TÉCNICO DEL DOCUMENTO
6.1 Documento electrónico
Los documentos de archivo son el testimonio material de la actuación de las entidades en cumplimiento de sus atribuciones y responsabilidades. En las actividades diarias que realizan podemos encontrar documentos en diferentes tipos de soporte como son el físico, electrónico, fotográfico, sonoro, audiovisual entre otros; que constituyen la memoria institucional.
La ley de Comercio Electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos establece como: Mensaje de datos a “toda información creada, generada, procesada, enviada, recibida, comunicada o archivada por medios electrónicos, que puede ser intercambiada por cualquier medio. Serán considerados como mensajes de datos, sin que esta enumeración limite su definición, los siguientes: documentos electrónicos, registros electrónicos, correo electrónico, servicios web, telegrama, télex, fax e intercambio electrónico de datos”.
El artículo 2 de la norma Ibídem indica: “Los mensajes de datos tendrán igual valor jurídico que los documentos escritos”
El uso de aplicativos y software especializado por las entidades generan documentos electrónicos que forman parte del Sistema Institucional y del Sistema Nacional de Gestión Documental y Archivo. Su identificación como documentos de archivo se basa en la misma metodología técnica que se aplica para los documentos impresos.
Identificación Documento de Archivo y Documento Electrónico
6.2 Características de los documentos de Archivo
La Norma Internacional ISO 15489-1 establece como características de un documento de archivo las siguientes:
Los documentos electrónicos y digitales emplearán la misma metodología técnica que se aplica a los documentos impresos.
6.3 Elementos de los documentos electrónicos
Firma Electrónica La Ley de Comercio Electrónico y Firmas Electrónicas en su artículo 13 establece la definición de la Firma Electrónica: “Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que puedan ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos”
La firma electrónica es el mecanismo que identifica y garantiza la responsabilidad de elaboración y aprobación de un documento electrónico. Para que la firma electrónica sea válida de acuerdo a la Ley de Comercio Electrónico y Firmas Electrónicas deberá:
La firma electrónica permite la transacción de documentos y la operación en sistemas informáticos garantizando los siguientes aspectos:
Aspectos transacción de documentos con Firma Electrónica
Fuente: https://www.firmadigital.gob.ec/que-es-firmaec/
La firma electrónica garantiza la identidad del firmante manteniendo altos niveles de seguridad, puede ser usada en múltiples sistemas y ámbitos.
6.4. Procesos de gestión de documentos electrónicos
La Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos es el cuerpo normativo que establece las directrices a ser aplicadas en lo referente a los procesos de gestión Documental y Archivo. Los documentos electrónicos y digitales al igual que los documentos físicos seguirán las etapas de producción, gestión, preservación, acceso y difusión en las que se deberán tomar las siguientes consideraciones:
Procesos de gestión de documentos electrónicos
6.4.1 Etapa de Producción: La Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos indica que la etapa de producción hace referencia a la creación, recepción y captura de un documento través de medios electrónicos, para ello se considera las mismas condiciones que un documento en soporte físico
1. Creación. - La unidad productora, al crear documentos electrónicos, deberá utilizar los metadatos mínimos dispuestos en la Regla Técnica. Dependiendo de la tipología documental la entidad pública establecerá metadatos específicos adicionales.
En esta parte del proceso todas las instituciones en función de sus atribuciones y responsabilidades deberán identificar los diferentes documentos que se generan durante los diversos procesos, así como las áreas que se relacionan en la conformación del expediente para el caso de procesos transversales; esto permitirá que exista un solo expediente en relación con el asunto que le dio origen, evitando de esa forma la duplicidad y desmembración de los expedientes.
Creación de expediente electrónico o híbrido en cada unidad productora
Para los productos o servicios específicos que generen documentos en cada unidad productora y que no forme parte de un proceso transversal se abrirán los expedientes electrónicos en los software de gestión documental o carpetas compartidas a fin de que cada persona de la misma unidad que participe en la atención del trámite realice el archivo respectivo.
Creación de expedientes electrónicos en unidad productora
Para el caso de carpetas compartidas será el área de tecnologías de la información la responsable de la creación de estas carpetas a nivel institucional, para lo cual la Dirección de Archivo, Secretaría General o quien haga sus veces entregará el cuadro de clasificación documental para que se creen las carpetas compartidas en función de la estructura de Secciones, Subsecciones, Series y Subseries levantadas en este instrumento.
Creación de expediente en procesos transversales
Todos los documentos que sean producidos por las áreas implicadas en la atención a un trámite en gestión en el que participan varias unidades productoras, formarán parte de un solo expediente en conjunto, para lo que deberán transferir el documento original que genere cada una de ellas hacia la siguiente unidad que continuará con el trámite a fin de que el documento proporcionado se empleado como insumo, esta actividad se repetirá hasta la última unidad productora quien a menos que exista una disposición en contrario será la encargada de la custodia física del expediente.
Ejemplo:
Las unidades productoras tendrán la responsabilidad de colocar solo los documentos definitivos de trámite que se esté realizando en conjunto en el expediente. Las unidades productoras dejarán únicamente para la constancia de la actividad realizada el acta de entrega recepción en la que constará el inventario de los documentos entregados. Las actas se remitirán vía correo electrónico y cuando se encuentren con las firmas respectivas se colocarán en el expediente respectivo. La Regla Técnica prohíbe la elaboración de expedientes paralelos por lo que no se podrán sacar copias ni imprimir los documentos que cuenten con firma electrónica para conformar expedientes de respaldo de cada área.
2. Recepción. - Son los canales, como correo electrónico, documentos generados por sistema de gestión documental, entre otros, a través de los cuales la información ingresa a las entidades públicas. Se identificará los tipos de soportes de los documentos recibidos y se ingresará los metadatos para su registro.
Las entidades deberán determinar el departamento o los servidores públicos que tendrán como responsabilidad la recepción de la documentación.
Para las entidades que manejen software de gestión documental los encargados de la recepción de los documentos deberán contar con la habilitación de los permisos en el software que le permita al momento de recibir documentos (anexos) atados a un documento electrónico (oficio o memorando) poder verificar que el documento repose en la bandeja del servidor hacia el que va dirigido el documento y poder realizar el registro de la documentación en la recepción.
Las entidades o unidades que no cuenten con un software para la gestión documental institucional deberán recibir la documentación a través de las áreas de recepción determinadas para esta actividad.
Si el documento a ser recibido se encuentra en soporte físico, se deberá aplicar el procedimiento de la Regla Técnica Nacional para la organización y Mantenimiento de Archivos Públicos determinado en el artículo 21.
Para la documentación a ser recibida en soporte electrónico la institución deberá solicitar la unidad de tecnologías de la información la creación de una dirección de correo electrónica institucional (por ejemplo crd @xxxx.gob.ec), que será administrado por la unidad o personal encargado de la recepción documental, quienes deberán realizar el registro de ingreso de los documentos y direccionarlos hacia la unidad que deberá dar atención al requerimiento a través del correo electrónico institucional. No se debe emplear correos personales para los trámites de gestión documental institucional.
Para el registro de ingreso de correspondencia la institución deberá emplear su software de gestión documental o contar con una matriz electrónica en la que se realice ingreso de los documentos hacia la institución, la matriz deberá contar con la siguiente información:
3. Captura. - Todo documento en soporte físico debe ser digitalizado para conformar el expediente electrónico. Para los documentos que ya se encuentren en un medio digital, se mantendrá en su formato y se lo integrará de esa forma al expediente electrónico. Los parámetros mínimos a considerar para la captura son los siguientes:
a) La digitalización deberá realizarse preferentemente en blanco y negro, en el caso que la imagen del documento original a color no fuera legible.
b) La resolución deberá estar configurada en 300 ppp/dpi (puntos por pulgada/dot per inch).
c) Si la calidad de visualización del documento resultante lo permite, podrá utilizarse una resolución menor, 200 o 150 ppp, permitiendo un menor tamaño del mismo.
d) Formatos más comunes JPG, PNG, TIFF y PDF.
e) Evitar activar el reconocimiento óptico de caracteres, denominado OCR, debido a que esto incrementará sustancialmente el tamaño del archivo .
Los documentos que se elaboren para la subida al Quipux con un límite de tamaño para carga de anexos deben ser escaneados en una resolución menor hasta 90 ppp, siempre y cuando la documentación conserve su integridad y visibilidad, teniendo en consideración que para el archivo institucional digital se volverá a capturar los documentos de acuerdo a los parámetros establecidos anteriormente (300 ppp).
El documento físico que es digitalizado no se elimina, este pasa a conformar un expediente híbrido con toda la información que se genere en los sistemas. Para ello se dejará constancia en una hoja testigo de la conformación del expediente.
4. Despacho. - Es la entrega controlada de documentos a usuarios externos a la entidad, para lo cual pueden utilizarse diversos canales de distribución en atención a las necesidades y los objetivos institucionales; cumpliendo las formalidades establecidas por la entidad pública.
Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, el servidor responsable de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces deberá solicitar a las unidades administrativas que los documentos a despachar contengan:
1.- Remitente. 2.- Destinatario: nombre y cargo de ser el caso. 3.- Dirección completa: calle, número, cantón, correo electrónico y los datos que sean necesarios.
Los datos que deberán consignarse en el registro de correspondencia de salida son:
La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces despachará la correspondencia por medio de mensajería y/u otro medio (correo electrónico o sistema de gestión documental).
5. Control. - La institución deberá realizar el reporte con los trámites pendientes de respuesta y se emitirá un detalle de estos a la autoridad, a fin de que se tomen las acciones que correspondan al caso. Para el caso de las instituciones que cuenten con software de Gestión Documental y Archivo; las entidades que no cuenten con software emplearán para esta actividad las matrices con el registro de entrada y salida de documentos.
6.4.2 Gestión. - Comprende las etapas de clasificación, integración de expedientes, ordenamiento documental, cierre, expurgo y foliación, valoración y baja de los documentos electrónicos.
1. Clasificación. - En el Cuadro General de Clasificación Documental deberá constar las series de los documentos físicos, así como también de los electrónicos.
El presente instructivo estandariza la conformación de expedientes tanto para documentos físicos como para documentos electrónicos de los siguientes procesos: Compras Públicas, Financiero, Talento Humano y Comunicación (Ver Anexo 1). Las unidades productoras a las que hace referencia los procesos anteriores solo podrán contar con los expedientes descritos en el instructivo en mención. Para las instituciones que cuenten con Cuadro General de Clasificación Documental aprobados (por la institución) y validados (Dirección de Archivo de la Administración Pública de Presidencia) deberán actualizar las series y subseries documentales correspondientes a los procesos estandarizados. Para los procesos sustantivos cada institución deberá identificar, denominar y valorar las series documentales que deberán constar en el Cuadro de Clasificación Documental.
2. Integración de Expedientes. - Los sistemas de gestión documental deberán tener la capacidad de generar expedientes electrónicos. Para las instituciones que no cuenten con sistemas de gestión documental y archivo se puede emplear carpetas compartidas creadas por el área de Tecnologías de la Información de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación Documental institucional. Las características mínimas que deberán contar los sistemas de gestión documental que estén empleando las instituciones, así como las que trabajen con carpetas compartidas deberán garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, así como las seguridades respectivas.
3. Ordenación Documental. - Será de forma cronológica conforme la fecha de creación de los documentos.
4. Cierre del expediente. - El expediente se cerrará cuando concluya el trámite o asunto y se procederá a su expurgo y foliación. A partir de este momento regirán los tiempos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
5. Expurgo. - El expurgo se efectuará en el Archivo de Gestión, una vez que se haya cerrado el expediente y como paso anterior a la foliación. Para realizar el expurgo, se identificará y retirará toda aquella documentación que aún conste como repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares múltiples de un mismo documento, copias fotostáticas de documentos existentes en original, hojas de recados telefónicos, mensajes y notas en tarjetas, hojas auto adheribles, entre otros elementos. Únicamente deberán archivarse en las carpetas virtuales versiones finales de los documentos.
6. Foliación. - La foliación permite controlar la cantidad de folios útiles de un expediente, garantizar el respeto al principio de orden original, la integridad y seguridad de la unidad documental.
Para realizar la foliación de los expedientes electrónicos se deberán describir los expedientes a través de un índice que deberá contar con la firma electrónica del responsable de la unidad. La hoja índice deberá colocarse como parte de los documentos conformativos del expediente y será susceptible de foliación. Esta forma de foliado se aplicará también a los expedientes híbridos (expedientes con documentos conformativos en físico y electrónico).
La hoja índice deberá contar como mínimo con los siguientes campos:
Ejemplo de llenado de índice de foliación para los documentos conformativos de una solicitud de copias certificadas:
Índice para foliación de documentos electrónicos
Para los documentos que se encuentren en soporte sonoro, audiovisual se tomará como referencia para la foliación electrónica a estos documentos como 1 folio.
7. Descripción Archivística. - La entidad pública determinará los metadatos básicos para la recuperación de documentos. La Regla Técnica establece como metadatos mínimos los siguientes:
8. Valoración. - El sistema deberá emitir alertas de las caducidades establecidas en la Tabla de Plazos de Conservación Documental, a fin de que el equipo responsable valide la información a ser eliminada en el sistema. Para las instituciones que no cuenten con un software de gestión documental y archivo, en función de los inventarios levantados por la institución se deberá revisar cuáles de las series documentales son susceptibles de baja documental conforme los plazos establecidos en la Tabla de Plazos de Conservación Documental.
9. Inventario Documental. - Se deberá realizar el inventario de los expedientes electrónicos al igual que los expedientes físicos de la entidad.
10. Tabla de Plazos de Conservación. - En la Tabla de Plazos de Clasificación Documental deberá constar las series de los documentos físicos, así como también de los electrónicos.
11. Baja de documentos electrónicos. - Posterior al dictamen de baja documental, emitido por la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector, los expedientes electrónicos deben ser borrados de forma segura, verificando que no queden respaldos.
PROCESO DE CERTIFICACIÓN ELECTRÓNICA
Lineamientos del proceso
En el caso de copias certificadas digitalmente, la razón de certificación que se insertará al final del documento deberá contener como mínimo lo siguiente:
a) Descripción de la petición de copias certificadas.
b) Total de páginas certificadas en números y letras.
c) Nombre y número de expediente que se está certificando.
d) Ubicación del lugar donde reposa el expediente original.
e) La razón debe indicar que se trata de un digitalizado del documento que reposa en los archivos de la institución.
f) Fecha (ciudad, día, mes, año) de certificación.
g) Funcionario y cargo del responsable de la certificación.
h) Deberá utilizar la línea gráfica que disponga la autoridad competente-
Notificaciones (Anexo formato de notificación)
RECURSOS TECNOLÓGICOS