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Consulta pública de la Propuesta de Norma Técnica para Implementar y Operar el Sistema Único de Notificación y Gestión de Trámites del Estado
En qué consiste
Sustentar la emisión de la Norma Técnica para la Implementación del Sistema Único de
Notificación y Gestión de Trámites del Estado en conformidad con la Ley de Comercio
Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y el Código Orgánico de la
Función Judicial.
Documentación adicional
INFORME TÉCNICO DE MOTIVACIÓN PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA PROPUESTA DE NORMA (PDF | 1,35 MB)
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PROPUESTA DE NORMA TÉCNICA PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN DEL SISTEMA ÚNICO DE NOTIFICACIÓN Y GESTIÓN DE TRÁMITES DEL ESTADO
CAPÍTULO I
DE LAS GENERALIDADES DE LA NORMA
Artículo 1.- Objeto
La presente norma técnica tiene por objeto establecer lineamientos para la implementación y operación del Sistema Único de Notificación y Gestión de Trámites del Estado, de conformidad con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos y la Ley Orgánica Reformatoria del Código Orgánico de la Función Judicial.
Artículo 2.- Ámbito de aplicación
La presente norma técnica es de cumplimiento obligatorio para los ciudadanos usuarios del Sistema Único de Notificación y Gestión de Trámites del Estado y todos los órganos, organismos y entidades estatales previstas en el artículo 225 de la Constitución de la República, es decir:
a. Los organismos y dependencias de las funciones Ejecutiva, Legislativa, Judicial, Electoral y de Transparencia y Control Social.
b. Las entidades que integran el régimen autónomo descentralizado.
c. Los organismos y entidades creados por la Constitución o la ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.
d. Las personas jurídicas creadas por acto normativo de los gobiernos autónomos descentralizados para la prestación de servicios públicos.
Artículo 3.- Términos y definiciones
Para efectos de la presente norma, en adelante se utilizará los siguientes términos estandarizados:
a. Administrador institucional. Funcionario encargado de la configuración y administración del sistema dentro de cada institución.
b. Documento Electrónico. Documento generado electrónicamente por un usuario mediante un aplicativo o software especializado.
c. Notificación Ciudadana. Acto por el cual se comunica (notifica) a los ciudadanos documentación oficial dentro de procedimientos administrativos o procesos judiciales a través de un documento electrónico procesado por medio del Sistema Único de Notificación y Gestión de Trámites del Estado BuzónEC.
d. Trámite administrativo. Se entiende por trámite administrativo al conjunto de requisitos, actividades, diligencias, actuaciones y procedimientos que realizan las personas ante la Administración Pública o ésta de oficio, con el fin de cumplir una obligación, obtener un beneficio, servicio, resolución o respuesta a un asunto determinado.
e. Usuario: persona natural y cualquier órgano, organismo y entidad estatal que quiera implementar el BuzónEC y que ha seguido el procedimiento de implantación y cuentan con usuario y clave para su acceso.
Artículo 4.- Principios
Para la presente norma se aplicarán los siguientes principios:
a. Único.- Un ciudadano no puede tener más de un buzón en el Sistema. El buzón es identificado por el número único de identificación del ciudadano.
b. Seguro.- Cada ciudadano contará con un identificador y contraseña para de esta manera autenticar su identidad. Para el acceso se utilizarán las credenciales de ingreso al Sistema de Autenticación Único SAU.
c. Personalizado.- El ciudadano podrá visualizar y acceder únicamente al contenido de sus notificaciones.
d. Válido.- Toda notificación recibida o enviada a través del Sistema tendrá validez jurídica y administrativa. Es responsabilidad del ciudadano verificar continuamente las notificaciones que se encuentren en su buzón. Se entiende como recibido cuando la notificación se registró en el buzón del ciudadano.
Artículo 5.- Sistema Único de Notificación y Gestión de Trámites Del Estado BuzónEC
El Sistema Único de Notificación y Gestión de Trámites del Estado se denominará BuzónEC.
BuzónEC es la plataforma cuya finalidad es permitir a los usuarios la entrega, recepción y/o envío de comunicaciones y documentos oficiales en trámites y procedimientos administrativos, así como procesos judiciales, con el objeto de ejercer sus derechos y cumplir sus obligaciones de conformidad con la ley.
Cada persona natural que cuente con un número único de identificación vigente estará facultada para contar con una cuenta única, segura, personalizada y válida en BuzónEC.
Dicha cuenta se denomina Buzón Electrónico Ciudadano.
Artículo 6.- Funcionalidades principales del BuzónEC
La plataforma BuzónEC, tiene las siguientes funcionalidades:
a) Elaboración, recepción (documento físico), envío (documento electrónico), almacenamiento y clasificación de notificaciones ciudadanas;
b) Ingreso al sistema por parte de ciudadanos y servidores públicos de las instituciones activadas en la plataforma BuzónEC;
c) Firmado electrónico de notificaciones ciudadanas;
d) Administración de instituciones, áreas, usuarios, permisos y sus perfiles;
e) Registro de cuentas de ciudadanos.
f) Interconexión con todos los órganos, organismos y entidades públicas, mediante los mecanismos definidos para el efecto en coordinación con la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP).
CAPÍTULO II
DEL PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ÚNICO DE NOTIFICACIÓN Y GESTIÓN DE TRÁMITES DEL ESTADO BUZÓNEC
Artículo 7.- Activación de BuzónEC en las instituciones públicas
La máxima autoridad de cada institución sometida al ámbito de aplicación de esta norma técnica solicitará la implementación de BuzónEC, mediante documento oficial dirigido al Subsecretario de Gobierno Electrónico y Registro Civil, con la siguiente información:
Datos de la institución
En la solicitud de implementación, además, la máxima autoridad deberá designar a un Administrador Institucional de la plataforma BuzónEC, incluyendo la siguiente información:
Datos del Administrador Institucional
En caso de cambio de Administrador Institucional BuzónEC, el nuevo administrador deberá comunicar este particular a la mesa de servicios del ente de la Administración de BuzónEC mediante correo electrónico adjuntando la delegación oficial.
El Administrador Institucional designado deberá recibir una capacitación, sujeta a evaluación, dictada por la Subsecretaría de Gobierno Electrónico y Registro Civil y posterior a la aprobación de la misma, deberá realizar las actividades de parametrización respectiva en el ambiente designado para el efecto.
Artículo 8.- Activación del Buzón Electrónico Ciudadano
La activación del buzón electrónico ciudadano será mediante canal virtual o canal presencial.
En el canal virtual, deberá realizarse mediante el Sistema BuzónEC, el mismo que validará la identidad del ciudadano y presentará un acuerdo de uso que deberá ser aceptado mediante la suscripción electrónica por parte del ciudadano.
En el canal presencial, el ciudadano deberá acudir a las agencias definidas para el efecto por la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, y seguir el procedimiento definido por dicha institución.
El ciudadano será responsable de revisar continuamente su buzón. Toda notificación recibida en la cuenta de BuzónEC se entenderá legalmente realizada.
Cada ciudadano contará con un identificador y contraseña con la finalidad de autenticar su identidad. Para el acceso al sistema se utilizarán las credenciales que el ciudadano usa en la plataforma del Sistema de Autenticación Único SAU, administrado por la Dirección Nacional de Registros Públicos.
Cada ciudadano tendrá una única cuenta en BuzónEC, es decir, no podrá tener más de un buzón en la plataforma y podrá acceder exclusivamente a las notificaciones que le fueron enviadas.
Artículo 9.- Responsabilidades del Administrador Institucional
El Administrador institucional será responsable de:
a) Administrar los componentes que forman parte de BuzónEC relacionados con su institución,
b) Atender los requerimientos internos de los funcionarios de la institución y los requerimientos externos de otras entidades de consulta y entrega de información relativa a las notificaciones y comunicaciones que se han emitido o recibido desde su institución, de acuerdo al marco jurídico vigente.
c) Crear y actualizar los usuarios y sus perfiles,
d) Reportar cualquier hecho ilícito e infracción detectado en el manejo de la plataforma, además de prestar el apoyo requerido para cualquier auditoría informática a las autoridades institucionales y de control,
e) Configurar la codificación y formato de las notificaciones de su institución,
f) Coordinar los procesos con la unidad administrativa de su institución que corresponda, para el caso de certificaciones de documentos que se hayan generado desde su institución,
g) Velar por el correcto y buen uso del sistema en la institución exclusivamente para lo que fue creado.
h) Socializar las veces que sean necesarias al interior de su institución su designación.
i) Capacitar a sus usuarios internos,
j) Dar soporte de primer nivel a los usuarios de su institución en el uso del sistema BuzónEC
k) Ser el único punto de contacto con la Subsecretaría de Gobierno Electrónico y Registro Civil en temas de soporte a usuarios,
l) Gestionar la elaboración y difusión de procesos o procedimientos internos relacionados a la operación del Sistema BuzónEC y todo documento que respalde su correcto uso y gestión
CAPÍTULO III
DEL PROCEDIMIENTO DE OPERACIÓN DE BUZONEC
Artículo 10.- Administración de la plataforma BuzónEC
El ente rector de gobierno electrónico tendrá a su cargo el manejo y administración de la plataforma BuzónEC.
El Administrador de la plataforma BuzónEC será el encargado de brindar los servicios de infraestructura tecnológica, desarrollo, operación, mantenimiento, soporte, capacitación, documentación y certificación documental en todo lo referente a las entidades públicas.
Artículo 11.- Administración de las cuentas ciudadanas en BuzónEC
La operación del buzón electrónico ciudadano estará a cargo de la Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación, así como también la activación de los buzones ciudadanos, soporte, capacitación, documentación y certificación documental en todo lo referente a los ciudadanos como usuarios del sistema.
Artículo 12.- Tipos de notificaciones que se pueden enviar a través de BuzónEC
Mediante el uso del Sistema BuzónEC se podrán procesar los siguientes tipos de notificaciones:
Artículo 13.- Envío, recepción y validez de notificaciones a través de BuzónEC
Las notificaciones que los servidores públicos de cualquiera de las entidades sometidas al ámbito de aplicación de esta norma técnica realicen a través de BuzónEC deberán ser suscritas utilizando un certificado de firma electrónica válido y vigente. Las comunicaciones que emitan los ciudadanos como usuarios del sistema, podrán ser suscritas electrónicamente o con firma manuscrita.
Cuando la notificación ingrese al BuzónEC y ésta sea abierta por el ciudadano, se entenderá legalmente recibida.
En caso de que la notificación ciudadana sea entregada en físico por un tercero a nombre del titular de la cuenta, BuzónEC enviará a este un correo electrónico en el que se dejará constancia de dicha entrega. En caso de que el titular no haya enviado la notificación entregada por el tercero, podrá rechazar de manera digital su registro en el Sistema BuzónEC, para lo cual tendrá un plazo de un (1) día.
Artículo 14.- Roles de los usuarios en BuzónEC
Las personas naturales que posean una cuenta en BuzónEC podrán habilitar uno o varios roles asociados a esta, firmando electrónicamente la aceptación de responsabilidad.
Para el efecto, el sistema BuzónEC cuenta con los siguientes roles:
Rol de representante legal de personas jurídicas.- para personas jurídicas legalmente constituidas o domiciliadas en el país, a fin de enviar y recibir notificaciones ciudadanas en representación de ésta.
En caso de cambio de representante legal de una persona jurídica, el nuevo representante legal podrá solicitar el traspaso de las notificaciones ciudadanas que fueron destinadas al buzón electrónico ciudadano del representante legal anterior, justificando documentalmente su calidad de representante legal.
Rol de representante de terceros.- para personas naturales que ejerzan representaciones, tutorías o cualquier otro tipo de mandato legal o convencional, debidamente instrumentado.
El procedimiento y los requisitos para la activación y actualización de roles serán definidos por parte de la Administración de la plataforma BuzónEC.
Artículo 15.- Codificación y formato de las notificaciones
Las notificaciones tendrán un código único identificador asignado por el sistema, que constará de:
Estas notificaciones tendrán un formato predeterminado para el encabezado, pie de página e imagen institucional y será configurado por el Administrador Institucional.
Para las comunicaciones o notificaciones enviadas por parte de los ciudadanos como usuarios del sistema, el ente de la Administración de BuzónEC configurará la codificación de respuesta en forma automática.
Artículo 16.- Seguridad de la información
Cada usuario contará con un identificador y contraseña para acceder al sistema y de esta manera autenticar su identidad. La contraseña es confidencial y de absoluta responsabilidad del titular de la misma. El usuario del sistema puede utilizar la información que le ha sido confiada solamente para los propósitos definidos y no deberá en ningún caso compartir la contraseña con otros usuarios o personas.
Artículo 17.- Estructura de las notificaciones
Las notificaciones que sean elaboradas en BuzónEC deberán contener, al menos, la siguiente información:
a) Remitente.
b) Cargo.
c) Entidad.
d) Fecha de emisión de la notificación.
e) Número de notificación.
f) Fecha de recepción (en caso de físicos).
g) Asunto.
h) Anexos. (con su descripción, en caso de tenerlos)
i) Destinatario, cargo/entidad si lo tuviere
DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA: Todo ciudadano que realice un trámite administrativo deberá activar obligatoriamente su buzón electrónico ciudadano.
SEGUNDA: Las instituciones que requieran notificar a un ciudadano que posea una cuenta en BuzónEC, deberán realizarlo a través de este medio.
TERCERA: Se delega al Subsecretario de Gobierno Electrónico y Registro Civil para que ejerza todas las atribuciones y responsabilidades constantes en esta norma técnica referentes a la Administración de BuzónEC, siendo responsable civil, administrativa y penalmente en el ejercicio de ésta delegación.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
PRIMERA: La Dirección General de Registro Civil, Identificación y Cedulación emitirá las resoluciones necesarias para operativizar la activación de los buzones ciudadanos en el plazo de sesenta (60) días a partir de la publicación en el Registro Oficial del presente Acuerdo Ministerial.
SEGUNDA: El ente de la Administración de BuzónEC deberá regular el procedimiento para activación de los roles de usuarios en el sistema, en un plazo de sesenta (60) días a partir de la publicación en el Registro Oficial del presente Acuerdo Ministerial.
TERCERA: Las instituciones de la Administración Pública Central deberán implementar el BuzónEC, en el plazo de noventa (90) días a partir de la publicación en el Registro Oficial del presente Acuerdo Ministerial. Las demás entidades sujetas al ámbito de aplicación tendrán el plazo de un (1) año para implementar el BuzonEC.
CUARTA: En el plazo de ciento veinte (120) días contados a partir de la publicación en el Registro Oficial del presente Acuerdo Ministerial, la Subsecretaría de Gobierno Electrónico y Registro Civil, desactivará la funcionalidad de Quipux Ciudadano para los ciudadanos con cédulas de ciudadanía vigentes por cuanto esta funcionalidad será reemplazada por BuzónEC. Únicamente podrán realizar el envío de documentación a través de Quipux Ciudadano personas que no cuenten con un número único de identificación vigente.
QUINTA: A partir del año 2024, las personas mayores de edad y menores de 65 años deberán obligatoriamente activar y utilizar el buzón electrónico ciudadano de BuzónEC.
SEXTA: La funcionalidad de BuzonEC para que los ciudadanos entreguen notificaciones en formato físico estará disponible hasta el 31 de diciembre del 2023, posterior a esa fecha el único medio de envio de notificaciones de ciudadanos será digital.
DISPOSICIÓN FINAL
De la ejecución, monitoreo y seguimiento del presente acuerdo, encárguese a la Subsecretaría de Gobierno Electrónico y Registro Civil.