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Consulta Pública Construcción del Instructivo para la Conformación y Administración de Expedientes Híbridos

En qué consiste

La propuesta de normativa tiene como objetivo administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

A través del instrucitvo se busca conformar y administrar expedientes híbridos mediante el uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente.

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actualizada el 29 sep 2021
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Administrar los expedientes que por las características especiales de los procesos institucionales deban ser conformados a través de documentos físicos y electrónicos, los cuales al contener información y constituirse en acervo documental del Estado, están sujetos al procedimiento archivístico dispuesto en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.
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Funcionarios del sector público que generen, reciban, gestionen y administren expedientes híbridos, en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación.
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Conversión: Proceso de cambio de un soporte aotro o de un formato a otro de documentos de archivo.
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El índice debe estar suscrito porla persona que cerró el trámite, quien verificará que el formato esté completo. En el caso de que existan documentos que, por su formato, soporte o peso, no se hayan integrado al hilo del trámite en el sistema, éstos deben referirse en el formato e integrarse en el repositorio.
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Conversión: Proceso de cambiode un soporte a otro o de un formato a otro de documentos de archivo.
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Ámbito de Aplicación: El presente instructivoserá de uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente. Se exceptúan aquellas instituciones públicas que dispongan de sistemas para la administración y custodia de los expedientes con documentos electrónicos y digitales conforme los parámetros determinados en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos en su artículo 28 y título V.
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Firma Electrónica: Son los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos, adjuntados o lógicamente asociados al mismo, y que pueden ser utilizados para identificar al titular de la firma en relación con el mensaje de datos, e indicar que el titular de la firma aprueba y reconoce la información contenida en el mensaje de datos.
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Se complementará el índice del expediente, que será llenado con los documentos que de forma consecutiva se hayan incorporado por los distintos actores que participaron en el proceso, anotando los títulos de todos los documentos originales y el número de fojas y páginas que conforma cada documento.
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Funcionarios del sector público que generen, reciban, gestionen y administren expedientes híbridos, en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación.
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5.2.1 DEL CIERRE Y ARCHIVO DE LOS EXPEDIENTES HÍBRIDOS
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Corresponde a la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, junto con la Dirección de Tecnologías de la Información, se asegurarán de que las herramientas informáticas que gestionen documentos electrónicos cuenten con todas las medidas de seguridad necesarias para el resguardo de la información, así también que se configuren y generen los metadatos conforme lo definido.En todo lo relativo a seguridad de la información se observarán los parámetros exigidos por el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información.
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Se complementará el índice del expediente, que será llenado con los documentos que de forma consecutiva se hayan incorporado por los distintos actores que participaron en el proceso, anotando los títulos de todos los documentos originales y el número de fojas y páginas que conforma cada documento.
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•Documento físico: Se debe considerar foliación y paginación. La foliación se realiza en el documento físico en la esquina superior derecha del lado anverso. La paginación se tomará del número de páginas del documento desmaterializado (anverso y reverso).
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Ejemplo: 001Solicitud de certificación OF. NO. BNF-DI-2021-0888-O_15.05.2021 De esta manera, los documentos almacenados en una herramienta informática podrán ser localizados para consulta por parte de los funcionarios autorizados y habilitados para el efecto, utilizando para este propósito alguna de las palabras claves que fueron incluidas en la estructura del nombre del documento.
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TPCD: Tabla de plazos de conservación de documentos.
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Expediente híbrido: Expediente conformado por documentos de archivo físico y electrónicos, que corresponden a un mismo asunto, conservados en sus soportes nativos, manteniendo su vínculo archivístico.
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Paginación: Numeración de las páginas de un documento.
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Documento materializado: Corresponde a documentos que fueron transformados de digital o electrónico a físico que constituye una copia simple.
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Documento desmaterializado: Corresponde a documentos que fueron transformados de físico a escaneado o digitalizado que no remplaza al documento original.
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Paginación:
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Las transferencias pueden implicar migraciones, para lo cual la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, conjuntamente con la Dirección de Tecnologías de la Información, preparará un Plan de migracióny conversión de formatos que garantice que estos procesos se realicen de forma completa y documentada, garantizando la integridad, usabilidad e identidad de la información transferida.
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Las herramientas informáticas garantizarán el acceso, consulta y visualización de los documentos electrónicos.Para esto, las herramientas informáticas deben contar con posibilidades de recuperación de información a través de navegación, filtros de búsqueda por metadatos, intra texto y visualización en línea o descarga, de acuerdo a los roles y permisos establecidos según las clases documentales y niveles de restricción aplicados.
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Los expedientes generados dentro de series que tengan valores secundarios merecerán un trato prioritario desde su generación. Una vez que la documentación se encuentre bajo responsabilidad del archivo central, la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces ejecutará de forma periódica y programada migraciones y conversiones de formatos contemplando un máximo de 10 años por lapso, aplicando para ello el Plan antes referido.
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La asignación de nombre a los archivos desmaterializados es de alta relevancia, los mismos serán nombrados bajo la siguiente estructura: Consecutivo de número de documento dentro del proceso en tres dígitosAsunto o descripción del documentoNúmero de documento_Fecha con formato dd.mm.aaaa En caso de no disponer de uno de estos datos colocará S/D (Sin dato) o S/N (Sin Número), exceptúese el campo de descripción. Ejemplo: 001Solicitud de certificación OF. NO. BNF-DI-2021-0888-O_15.05.2021 De esta manera, los documentos almacenados en una herramienta informática podrán ser localizados para consulta por parte de los funcionarios autorizados y habilitados para el efecto, utilizando para este propósito alguna de las palabras claves que fueron incluidas en la estructura del nombre del documento.
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Paginación: Numeración de las páginas de un documento.
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Expurgo documental: sin. Depuración. Es el proceso técnico que permite seleccionar, valorar y eliminar aquellos documentos que no poseen valores primarios ni secundarios, así como documentos de comprobación administrativa inmediata, documentos de apoyo informativo, documentos repetidos, ejemplares múltiples, borradores, copias, hojas de recados, etc.
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Conversión: Proceso de cambio de un soporte a otro o de un formato a otro de documentos de archivo.Digitalización:
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Ámbito de Aplicación: El presente instructivo será de uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente. Se exceptúan aquellas instituciones públicas que dispongan de sistemas para la administración y custodia de los expedientes con documentos electrónicos y digitales conforme los parámetros determinados en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos en su artículo 28 y título V.
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El propósito del presente instructivo es definir los lineamientos para generar, gestionar, organizar, describir y administrar expedientes híbridos; así como proporcionar instrucciones claras a los usuarios del sector público para garantizar que dichos expedientes mantengan características de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad a fin de que puedan servir de prueba ante terceros y sean accesibles para los usuarios autorizados en el transcurso del tiempo, de forma ágil, precisa y completa.
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Ámbito de Aplicación: El presente instructivo será de uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente. Se exceptúan aquellas instituciones públicas que dispongan de sistemas para la administración y custodia de los expedientes con documentos electrónicos y digitales conforme los parámetros determinados en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos en su artículo 28 y título V.
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El formato de índice con todas las firmas de revisión y aprobación se incorporará al expediente híbrido (herramienta informática). Además, a fin de tener une referencia en la contraparte física se incorporará este formato impreso al inicio del expediente. Este formato no debe ser foliado por ser referencial.
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Se complementará el índice del expediente, que será llenado con los documentos que de forma consecutiva se hayan incorporado por los distintos actores que participaron en el proceso, anotando los títulos de todos los documentos originales y el número de fojas y páginas que conforma cada documento.
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Una vez cerrado el expediente, se expurgará dejando únicamente versiones finales y fijas de los documentos en tanto formen parte del proceso, en formatos abiertos. Los expedientes híbridos cerrados no admiten ingreso de nueva documentación; en caso de que por excepción el proceso se reactive, debe generarse un segundo volumen que recibirá el mismo tratamiento y estará vinculado por metadatos al primero.
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Los documentos en los expedientes deben guardar su orden cronológico; se deben considerar las fechas de recepción/generación y diferenciar los documentos sustantivos de los habilitantes, los cuales están adjuntos a los primeros y, por tanto, les afecta su fecha en el ordenamiento.
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Los expedientes híbridos se generan por asunto y deben estar agrupados en series documentales / procesos, respetando el principio de procedencia, a fin de mantener una estructura jerárquica, unicidad, simplificación. Siempre se buscará la consolidación de los expedientes en las series documentales correspondientes, para lo cual se utilizará una estructura de carpetas y subcarpetas, mismas que responden alo determinado en el cuadro general de clasificación documental.
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Ejemplo: 001Solicitud de certificación OF. NO. BNF-DI-2021-0888-O_15.05.2021 De esta manera, los documentos almacenados en una herramienta informática podrán ser localizados para consulta por parte de los funcionarios autorizados y habilitados para el efecto, utilizando para este propósito alguna de las palabras claves que fueron incluidas en la estructura del nombre del documento.
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La integración de expedientes híbridos se produce en el ambiente electrónico; esto no implica destrucción de los documentos físicos ni obsta para que ellos reciban el tratamiento archivístico correspondiente. Los documentos que integran expedientes híbridos se capturan a través de la desmaterialización o crean en sistemas informáticos de gestión documental, según sea su soporte, por diferentes actores según el proceso y competencias. Se efectuará la desmaterialización de la documentación física a fin de proceder a la inclusión de este a la herramienta informática, pudiendo esta ser carpeta compartida.
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GD y A: Gestión Documental y Archivo
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Paginar: Acción de numerar de forma consecutiva las páginas (anverso y reverso) de una serie de documentos.
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Ámbito de Aplicación: El presente instructivo será de uso y aplicación obligatoria en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga participación y tenga como responsabilidad o corresponsabilidad la organización documental y archivos, en el ejercicio de las competencias que establezca la ley, reglamentos y demás normativa vigente. Se exceptúan aquellas instituciones públicas que dispongan de sistemas para la administración y custodia de los expedientes con documentos electrónicos y digitales conforme los parámetros determinados en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos en su artículo 28 y título V.
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Ver cuadro en pag. 13 PDF
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Ver cuadro en pag. 14 PDF
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Los documentos en los expedientes deben guardar su orden cronológico; se deben considerar las fechas de recepción/generación y diferenciar los documentos sustantivos de los habilitantes, los cuales están adjuntos a los primeros y, por tanto, les afecta su fecha en el ordenamiento.
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En el caso de las entidades que utilizan el sistema Quipux, se deberá mantener siempre el hilo del trámite en el sistema asociando los documentos relacionados. Además, para la conformación de los expedientes híbridos estos documentos deberán ser descargados y almacenados en la herramienta informática que utilice la entidad, respetando la conformación determinada en el Cuadro de Clasificación Documental.
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La asignación de nombre a los archivos desmaterializados es de alta relevancia, los mismos serán nombrados bajo la siguiente estructura:
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Los documentos electrónicos que atribuyan responsabilidad de elaboración, revisión, aprobación, emisión y/o certificación deben contar con certificado de firma electrónica y están sujetos a validación a través de las herramientas provistas para el efecto por el ente rector. En la validación se verificará la vigencia del certificado de firma electrónica al momento de la creación del documento, la identidad del titular de la firma y la temporalidad.
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Los documentos electrónicos que atribuyan responsabilidad de elaboración, revisión, aprobación, emisión y/o certificación deben contar con certificado de firma electrónica y están sujetos a validación a través de las herramientas provistas para el efecto por el ente rector. En la validación se verificará la vigencia del certificado de firma electrónica al momento de la creación del documento, la identidad del titular de la firma y la temporalidad.
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Tabla de seguridades y accesos.
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Formato de descripción de expediente.
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El índice debe estar suscrito por la persona que cerró el trámite, quien verificará que el formato esté completo. En el caso de que existan documentos que, por su formato, soporte o peso, no se hayan integrado al hilo del trámite en el sistema, éstos deben referirse en el formato e integrarse en el repositorio.
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Una vez cerrado el expediente, se expurgará dejando únicamente versiones finales y fijas de los documentos en tanto formen parte del proceso, en formatos abiertos. Los expedientes híbridos cerrados no admiten ingreso de nueva documentación; en caso de que por excepción el proceso se reactive, debe generarse un segundo volumen que recibirá el mismo tratamiento y estará vinculado por metadatos al primero.
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Los documentos dentro de la carpeta del expediente se ordenarán de acuerdo al nombre asignado:
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Foliación: Numeración de información en orden cronológico de las hojas y documentos útiles de cada expediente o volumen; se efectúa sobre expedientes o volúmenes cerrados y expurgados.
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Se prohíbe la producción de documentos con firmas mixtas (autógrafas y electrónicas), estos no pueden probar su autenticidad por sí solos. Asimismo, se evitará la impresión física de documentos electrónicos. 5.2.2. Gestión
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Las herramientas informáticas garantizarán el acceso, consulta y visualización de los documentos electrónicos. Para esto, las herramientas informáticas deben contar con posibilidades de recuperación de información a través de navegación, filtros de búsqueda por metadatos, intra texto y visualización en línea o descarga, de acuerdo a los roles y permisos establecidos según las clases documentales y niveles de restricción aplicados.
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Corresponde a la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, junto con la Dirección de Tecnologías de la Información, se asegurarán de que las herramientas informáticas que gestionen documentos electrónicos cuenten con todas las medidas de seguridad necesarias para el resguardo de la información, así también que se configuren y generen los metadatos conforme lo definido. En todo lo relativo a seguridad de la información se observarán los parámetros exigidos por el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información.
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Corresponde a la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, junto con la Dirección de Tecnologías de la Información, se asegurarán de que las herramientas informáticas que gestionen documentos electrónicos cuenten con todas las medidas de seguridad necesarias para el resguardo de la información, así también que se configuren ygeneren los metadatos conforme lo definido. En todo lo relativo a seguridad de la información se observarán los parámetros exigidos por el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información.
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Para los documentos cuya disposición final sea la baja, serán eliminados conforme indica la RTNOMAP; en el caso de los documentos electrónicos y digitalizados serán borrados de todos los sitios de almacenamiento, aplicando para ello sobre escritura en los ciclos que la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces defina, según los niveles de restricción de la información.
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Las transferencias pueden implicar migraciones, para lo cual la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, conjuntamente con la Dirección de Tecnologías de la Información, preparará un Plan de migración y conversión de formatos que garantice que estos procesos se realicen de forma completa y documentada, garantizando la integridad, usabilidad e identidad de la información transferida.
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El formato de índice con todas las firmas de revisión y aprobación se incorporará al expediente híbrido (herramienta informática). Además, a fin de tener une referencia en la contraparte física se incorporará este formato impreso al inicio del expediente. Este formato no debe ser foliado por ser referencial.
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El índice debe estar suscrito por la persona que cerró el trámite, quien verificará que el formato esté completo. En el caso de que existan documentos que, por su formato, soporte o peso, no se hayan integrado al hilo del trámite en el sistema, éstos deben referirse en el formato e integrarse en el repositorio.
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En el caso de las entidades que utilizan el sistema Quipux, se deberá mantener siempre el hilo del trámite en el sistema asociando los documentos relacionados.Además, para la conformación de los expedientes híbridos estos documentos deberán ser descargados y almacenados en la herramienta informática que utilice la entidad, respetando la conformación determinada en el Cuadro de Clasificación Documental.
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En el caso de las entidades que utilizan el sistema Quipux, se deberá mantener siempre el hilo del trámite en el sistema asociando los documentos relacionados. Además, para la conformación de los expedientes híbridos estos documentos deberán ser descargados y almacenados en la herramienta informática que utilice la entidad, respetando la conformación determinada en el Cuadro de Clasificación Documental.
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La integración de expedientes híbridos se produce en el ambiente electrónico; esto no implica destrucción de los documentos físicos ni obsta para que ellos reciban el tratamiento archivístico correspondiente. Los documentos que integran expedientes híbridos se capturan a través de la desmaterialización o crean en sistemas informáticos de gestión documental, según sea su soporte, por diferentes actores según el proceso y competencias. Se efectuará la desmaterialización de la documentación física a fin de proceder a la inclusión de este a la herramienta informática, pudiendo esta ser carpeta compartida.
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Las entidades deben establecer y documentar procedimientos internos que amparen la recepción y generación de documentos electrónicos, así como las herramientas informáticas indicadas para ello, su gestión y almacenamiento.
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Consecutivo de número de documento dentro del proceso en tres dígitosAsunto o descripción del documentoNúmero de documento_Fecha con formato dd.mm.aaaa En caso de no disponer de uno de estos datos colocará S/D (Sin dato) o S/N (Sin Número), exceptúese el campo de descripción.
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Se prohíbe la producción de documentos con firmas mixtas (autógrafas y electrónicas), estos no pueden probar su autenticidad por sí solos. Asimismo, se evitará la impresión física de documentos electrónicos.
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Documento materializado: Correspondea documentos que fueron transformados de digital o electrónico a físico que constituye una copia simple.
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Índice Electrónico. Elemento que contiene la descripción detallada de los documentos que conforman el expediente, en todos los soportes y formatos, y en su orden de producción.
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El formato de índice con todas las firmas de revisión y aprobación se incorporará al expediente híbrido (herramienta informática). Además, a fin de tener une referencia en la contraparte física se incorporará este formato impreso al inicio del expediente. Este formato no debe ser foliado por ser referencial.
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Comentarios sobre Ver en contexto
El índice debe estar suscrito por la persona que cerró el trámite, quien verificará que el formato esté completo. En el caso de que existan documentos que, por su formato, soporte o peso, no se hayan integrado al hilo del trámite en el sistema, éstos deben referirse en el formato e integrarse en el repositorio.
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Los documentos en los expedientes deben guardar su orden cronológico; se deben considerar las fechas de recepción/generación y diferenciar los documentos sustantivos de los habilitantes, los cuales están adjuntos a los primeros y, por tanto, les afecta su fecha en el ordenamiento.
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Comentarios sobre Ver en contexto
En el caso de las entidades que utilizan el sistema Quipux, se deberá mantener siempre el hilo del trámite en el sistema asociando los documentos relacionados. Además, para la conformación de los expedientes híbridos estos documentos deberán ser descargados y almacenados en la herramienta informática que utilice la entidad, respetando la conformación determinada en el Cuadro de Clasificación Documental.
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5.2.4. Acceso y difusión Las herramientas informáticas garantizarán el acceso, consulta y visualización de los documentos electrónicos. Para esto, las herramientas informáticas deben contar con posibilidades de recuperación de información a través de navegación, filtros de búsqueda por metadatos, intra texto y visualización en línea o descarga, de acuerdo a los roles y permisos establecidos según las clases documentales y niveles de restricción aplicados.
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Las entidades deben contar con herramientas informáticas seguras para el almacenamiento de los expedientes híbridos de archivo. Estas herramientas informáticas deberán disponer de los manuales internos para su manejo.
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Una vez cerrado el expediente, se expurgará dejando únicamente versiones finales y fijas de los documentos en tanto formen parte del proceso, en formatos abiertos. Los expedientes híbridos cerrados no admiten ingreso de nueva documentación; en caso de que por excepción el proceso se reactive, debe generarse un segundo volumen que recibirá el mismo tratamiento y estará vinculado por metadatos al primero.
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Las herramientas informáticas garantizarán el acceso, consulta y visualización de los documentos electrónicos. Para esto, las herramientas informáticas deben contar con posibilidades de recuperación de información a través de navegación, filtros de búsqueda por metadatos,intra texto y visualización en línea o descarga, de acuerdo a los roles y permisos establecidos según las clases documentales y niveles de restricción aplicados.
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Una vez cerrado el expediente, se expurgará dejando únicamente versiones finales y fijas de los documentos en tanto formen parte del proceso, en formatos abiertos. Los expedientes híbridos cerrados no admiten ingreso de nueva documentación; en caso de que por excepción el proceso se reactive, debe generarse un segundo volumen que recibirá el mismo tratamiento y estará vinculado por metadatos al primero.
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En el caso de las entidades que utilizan el sistema Quipux, se deberámantener siempre el hilo del trámite en el sistema asociando los documentos relacionados. Además, para la conformación de los expedientes híbridos estos documentos deberán ser descargados y almacenados en la herramienta informática que utilice la entidad, respetando la conformación determinada en el Cuadro de Clasificación Documental.
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Se prohíbe la producción de documentos con firmas mixtas (autógrafas y electrónicas), estos no pueden probar su autenticidad por sí solos. Asimismo, se evitará la impresión física de documentos electrónicos.
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Las entidades deben establecer y documentar procedimientos internos que amparen la recepción y generación de documentos electrónicos, así como las herramientas informáticas indicadas para ello, su gestión y almacenamiento.
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La integración de expedientes híbridos se produce en el ambiente electrónico; esto no implica destrucción de los documentos físicos ni obsta para que ellos reciban el tratamiento archivístico correspondiente. Los documentos que integran expedientes híbridos se capturan a través de la desmaterialización o crean en sistemas informáticos de gestión documental, según sea su soporte, por diferentes actores según el proceso y competencias. Se efectuará la desmaterialización de la documentación física a fin de proceder a la inclusión de este a la herramienta informática, pudiendo esta ser carpeta compartida.
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Corresponde a la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces, junto con la Dirección de Tecnologías de la Información, se asegurarán de que las herramientas informáticas que gestionen documentos electrónicos cuenten con todas las medidas de seguridad necesarias para el resguardo de la información, así también que se configuren y generen los metadatos conforme lo definido. En todo lo relativo a seguridad de la información se observarán los parámetros exigidos por el Esquema Gubernamental de Seguridad de la Información.
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Los expedientes híbridos y electrónicos están sujetos a los procesos archivísticos previstos en la RTNOMAP. Los documentos de archivo, en cualquier formato y soporte, deben poseer características de autenticidad, fiabilidad, integridad y usabilidad, por lo cual deben conservarse en sus soportes y formatos de origen.
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Documento materializado: Corresponde a documentos que fueron transformados de digital o electrónico a físico que constituye una copia simple.
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Única: Las entidades del sector público que dispongan de cuadro de clasificación documental y tabla de plazos de conservación documental validados por la Dirección de Archivo de la Administración Pública deberán implementar este instructivo en el plazo de 60 días.
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Se recomienda que la herramienta informática que se utilice para la administración y custodia de los archivos híbridos debe ser la mismas en los archivos de gestión y central.
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Las entidades deben contar con herramientas informáticas seguras para el almacenamiento de los expedientes híbridos de archivo. Estas herramientas informáticas deberán disponer de los manuales internos para su manejo.
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En el cuadro general de clasificación documental se deben definir e identificar los procesos, por ende, series y subseries documentales en las que es posible se generen documentos electrónicos y físicos (expedientes híbridos).
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Documento desmaterializado: Corresponde a documentos que fueron transformados de físico a escaneado o digitalizado que no remplaza al documento original.
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